کارایی کسب و کار بستگی دارد به مدیریت موثر زمان و این‌که دقیقا چه چیزی از روز خود می‌خواهید. به جای این‌که شما را با جزییات مفصل، درباره‌ی اهمیت مدیریت زمان خسته کنیم، یک راهنما برای‌تان آماده کرده‌ایم که مطمئن شوید بعد از تعطیلات آخر هفته، یک شروع عالی در روز شنبه خواهید داشت و روزتان آنقدر خسته‌کننده نخواهد بود که برای برگشت به خانه ثانیه‌شماری کنید.
چیزهایی که لازم خواهید داشت
- ۵ دقیقه برای برنامه‌ریزی زمان‌تان
- دفترچه یادداشت
- یک ذهن باز
۱. از قبل برنامه‌ریزی کنید
همه‌ی ما این جمله را اغلب می‌شنویم و البته اغلب آن را فراموش می‌کنیم. چرا شنبه را با گرد هم آوردن تیم‌مان و تعیین برنامه‌ی کار برای رسیدن به اهداف آن هفته، شروع نکنیم. وظایف خانه‌داری همیشگی را تمام کنید تا بتوانید از هفته‌ی خود لذت ببرید و مزایا را درو کنید!
برنامه‌ریزی کنید که هر هفته دقیقا چه کاری را باید انجام دهید، به این صورت آخر ماه که به عقب نگاه کنید متوجه می‌شوید خودتان و تیم‌تان چقدر کارآمدتر بوده‌اید.
۲. اولویت‌بندی کنید
افراد و کسب‌و‌کارهای زیادی در این حوزه کوتاهی دارند. هر چه‌قدر تلاش کنید، باز هم بعضی از کارها به خاطر وجود “موضوعات فوری و فوتی” مورد بی‌توجهی قرار می‌گیرند. هرچند واقعیت این است که اگر اصول کار را در زمان رشد کسب‌و‌کارتان انجام ندهید و بنیاد کار را به درستی پی‌ریزی نکنید از رقبای خود ندانسته عقب خواهید ماند. فهرستی از کارهایی که باید در طول هفته انجام دهید تهیه کنید و آنها را اولویت‌بندی کنید.
هرگز کارهای موجود در فهرست را به بعد موکول نکنید. اگر کاری به انجام نمی‌رسد از خودتان علت آن را بپرسید- و هرگز برای درخواست کمک یا حمایت از تیم‌تان هراس نداشته باشید.
۳. وقفه را بپذیرید
باید بپذیریم که کارها به‌ندرت مطابق برنامه پیش می‌روند… حتی زمانی که برنامه‌ریزی میکنید! وقفه بخش اجتناب‌ناپذیر هفته‌های کاری هستند. این وقفه‌ها می‌توانند تماس‌های تلفنی مشتری باشند آن هم “بدون برنامه” تا جلساتی که بیش از زمان تعیین شده طول می‌کشند. همیشه بخشی از روز و هفته‌تان را برای وقفه‌ها در نظر بگیرید، به این شکل اگر وقفه‌ای پیش نیامد کار بیش‌تری انجام خواهید داد، اگر هم پیش آمد از قبل آمادگی دارید.
۴. مراقب عواملی باشید که باعث حواس‌پرتی می‌شوند
چه بدانید و چه ندانید، بعضی چیزها در برنامه‌ی روزمره‌تان می‌توانند به طور جدی باعث حواس‌پرتی شما شوند. مقصر اصلی کیست؟ چک کردن رایانامه‌ها و پاسخ دادن به آن ها. مواقعی وجود دارد که همه‌ی ما تمایل داریم وارد یک مکالمه‌ی رایانامه‌ای عمومی با مشتری شویم و حس می‌کنیم باید سریع پاسخ‌اش را بدهیم. ناگهان نیم ساعت می‌گذرد بدون این‌که متوجه شویم. دست نگه دارید. ۱۵ دقیقه در روز را برای پاسخ دادن به رایانامه‌ها اختصاص بدهید، بدون این‌که عامل دیگری باعث پرت شدن حواس‌تان بشود. به این شکل شما بخش‌های زمانی خاصی را وقفِ پاسخ دادن به رایانامه‌ها میکنید و مطمئن هستید تمام تمرکزتان روی همین کار است.
۵. از تماس‌های تلفنی غافل نشوید
مکالمه می‌تواند منجر به ایده‌های عالی و کسب و کار عالی شود، اما قبل از این‌که گوشی را بردارید و با مشتری تماس بگیرید ۵ دقیقه صبر کنید و فکرکنید که چرا می‌خواهید با او تماس بگیرید و قرار است چه بگویید. به این فکر کنید که چه چیزی از این تماس قرار است نصیب‌تان شود و مطمئن شوید آن‌چه می‌خواهید را از این مکالمه به‌دست می‌آورید. به این شکل نه وقت خودتان و نه وقت آنها را تلف خواهیدکرد و به مدیریت زمان برای موفقیت کسب و کار دست خواهید یافت.
