کسب و کارهای امریکائی به دلیل اشتباهاتی که در جلسات کاری شان مرتکب می شوند، سالیانه چیزی نزدیک به ۳۷ میلیارد دلار ضرر می کنند. اما استیو جابز خوب مراقب بود تا اپل جزو این کمپانی ها نباشد. در این نوشتار قصد داریم سه راهکار عجیب و غریب این مدیرعامل افسانه ای را برای برگزاری جلسات کاری کارآمد و نیز بالا بردن بازدهی جلسات کاری بررسی کنیم.

۱. جلسات را تا حد ممکن خلوت نگه می داشت

کن سیگل، همکار قدیمی جابز، در کتاب معروفش “به طرز وحشتناکی ساده”، توضیح داده که روش کار استیو به چه شکل بوده است. در یکی از داستان های کتاب می خوانیم که جابز تصمیم گرفته بود با آژانس تبلیغاتی اپل جلسات هفتگی برگزار کند. در یکی از این جلسات یک مرتبه یک عضو تازه وارد دید. سیگل می نویسد:

“استیو خشکش زد. نگاهش روی آن خانم که تنها مورد غیرعادی اتاق بود ثابت شد و گفت: “ببخشید شما؟” لوری در کمال آرامش توضیح داد که در پروژه های بازاریابی کمپانی نقش دارد و به همین خاطر به جلسه دعوت شده. جابز به صحبتش گوش داد، اما محترمانه از لوری خواهش کرد تا جلسه را ترک کند: “ازتون ممنونم! ولی به نظرم در این جلسه به حضورتون نیازی نیست.””

جالب اینجاست که جابز در مورد خودش هم تا همین حد سخت گیر بود؛ مثلا یک بار که باراک اوباما از جابز دعوت کرده بود تا به همراه عده ای از غول های دنیای تکنولوژی در محفلی گرد هم جمع شوند، استیو دعوت رئیس جمهور را رد کرد، چون احساس می کرد به حضورش نیازی نیست.

 ۲. مطمئن می شد مسئولیت هرکدام از آیتم های موجود در دستور کار به شخص خاصی واگذار شده است

آدام لاشینسکی در یکی از مستندهایش که سال ۲۰۱۱ درخصوص فرهنگ سازمانی اپل تهیه کرده بود، تعدادی از پروسه های رسمی مورداستفاده جابز که باعث شده بودند اپل به یکی از ارزشمندترین کمپانی های جهان تبدیل شود را مورد بررسی دقیق قرار داده بود. یکی از اصولی ترین مفاهیم برای جابز، این بود که افراد بابت وظایفشان پاسخگو باشند؛ درواقع فرایندها طوری تعریف می شدند که همه می دانستند هرکس مسئول چه کاری است. لاشینسکی تعریف می کند:

“داخل کمپانی اپل، حتی برای این مفهوم، یک اصطلاح تخصصی هم ابداع کرده اند: DRI، یا فرد مسئول مستقیم! معمولا در جلسات کاری هم نام فرد مسئول مستقیم یا DRI را در برابر مسئولیتی که بر عهده دارد، در دستورکار می نویسند تا همه بدانند هر مسئولیتی بر دوش چه کسی است.”

یکی از کارمندان سابق اپل می گوید:

“در بیشتر جلسات کاری اپل که بهره وری بالائی هم دارند، دستورکار وجود دارد. در برابر هر کار هم نام DRI یا فرد مسئول مستقیم آن نوشته شده است. معمولا در اپل اگر به دنبال مسئول اصلی پروژه خاصی باشیم، این عبارت را زیاد می شنویم: “DRI ش کیه؟””

این فرایند به خصوص برای کسب و کارهای نوپا بازدهی بسیار بالائی دارد. گلوریا لین که قبلا در تیم آیپاد اپل کار می کرد و با این سیستم آشنا بود، بعد از اینکه سرپرستی تیم محصولات کمپانی Flipboard را برعهده گرفت، این شیوه کاری را با خودش به آنجا منتقل کرد و بسیار هم موفق شد. گلوریا در سایت Quora نوشته: “یکی از ویژگیهای کمپانی هایی که به سرعت رشد می کنند این است که علیرغم اینکه هزاران کار برای انجام دادن وجود دارد، کارهای حیاتی به خاطر بی مسئولیت بودن افراد به تعویق نمی افتند! دلیل اصلی این است که کارکنان واقعا مشغله کاری دارند! البته اگر شغلمان را مثل فرزند دلبندمان دوست داشته باشیم، با جان و دل به آن اهمیت می دهیم و برنامه ریزی می کنیم تا کاری از دستمان در نرود.”

۳. به کارمندها اجازه نمی داد پشت پاورپوینت پنهان شوند

والتر آیزاکسون نویسنده کتاب بیوگرافی استیو جابز می نویسد: “جابز از ارائه مطالب به صورت رسمی متنفر بود؛ برعکس عاشق جلسات رودررو و آزاد بود.” هرهفته چهارشنبه عصر با تیم بازاریابی و تبلیغاتی اش جلسات آزاد بدون دستورکار برگزار می کرد. جابز اصولا اجازه نمی داد از اسلایدشو استفاده کنند چون دوست داشت تیم کاری اش بحث های داغ کنند و طرز فکر انتقادی داشته باشند، بدون اینکه نیاز باشد به تکنولوژی متکی باشند. جابز به آیزاکسون گفته بود: “از اینکه آدم ها به جای فکر کردن، از اسلایدشو استفاده می کنند متنفرم.

اصولا منظور از ارائه مطلب این است که با مشکلی دست و پنجه نرم کنیم. کارمندها باید به جای نمایش دادن تعدادی اسلاید احمقانه، به صورت فعال برای مساله مورد گفتگو راه حل ارائه کنند و گزینه های موجود را روی میز بگذارند و درباره شان بحث کنند. آدم هایی که می دانند درباره چه چیزی صحبت می کنند، احتیاجی به پاورپوینت ندارند!”