وضعیت بحرانی و اضطراری در محل کار تان را چگونه مدیریت می کنید؟ در این نوشتار با ما همراه باشید تا ۳ مرحله برای مدیریت پروژه های اضطراری را بشناسید.
رییس‌تان شما را صدا می‌زند. مدیران مافوق تشخیص داده‌اند بحرانی در راه است و این مسئله باید به سرعت حل شود. شما انتخاب شده‌اید. پاسخ‌تان چه خواهد بود؟
پاسخ بسیاری از ما، “چشم قربان” خواهد بود و بعد از آن‌که دفتر رییس را ترک کردیم، در حیرت می‌مانیم چگونه مشکل را حل کنیم. سپس پشت میزمان برمی‌گردیم و لحظه‌ای آن جا می‌نشینیم.
بعد از آن رو به همکاران می‌کنیم و می‌گوییم: ” باور نمی‌کنید آنها چه چیزی از من خواستند! ” و پس از آن، آه بلندی می‌کشید.
ناله و شکایت به همکاران کمکی به وضعیت‌تان نخواهد کرد. در ادامه ۳ مرحله را معرفی می‌کنیم که با آنها می‌توانید کنترل شرایط را با آرامش و به شکل موثر در دست بگیرید.
۱. سوال بپرسید
بله، می‌دانم. شما به سرعت بعد از ابلاغ این ماموریت مرخص می‌شوید. به خاطر داشته باشید احتمالا رییس‌تان در مورد این ماموریت جدید به اندازه‌ی شما هیجان‌زده نیست.
اندکی به وی برای پردازش این مسئله زمان دهید. در این فاصله، کار را با فهرستی از پرسش‌هایی آغاز کنید که برای انجام این ماموریت نیاز به دانستن آنها دارید.
- آنها دقیقا چه انتظاراتی از شما دارند؟
- تعریف موفقیت در این ماموریت از جانب رییس‌تان – و رییس رییس‌تان چیست؟
- چرا این شرایط بحرانی است؟ چه کسی و چرا شرایط حاضر را بحرانی می‌داند؟
- برای دست‌یابی به این موفقیت چقدر زمان انجام دارید؟
- برای انجام این ماموریت با چه کسانی هم‌گروه هستید؟
- چه کسی می‌تواند در این راه به شما کمک خواهد کرد؟
- مشتری داخلی اصلی چه کسی است؟
- آیا محدودیت مالی دارید؟
این ملاقات را در طول ۲۴ ساعت پس از ابلاغ ماموریت با رییس‌تان ترتیب دهید. بسته به نوع شخصیت مدیر، ارائه‌ی پیشاپیش این سوالات کار مفیدی خواهد بود. این عمل به رییس‌تان زمانی برای پردازش کار جدید و به شما نیز زمانی برای آماده شدن می‌دهد.
۲. ایجاد یک برنامه
این مرحله شاید آشفتگی و درهم‌ریختگی همراه باشد – نه یک فهرست وظایف رسمی در ام.اس.پراجکت، بلکه فهرستی از کارهایی که برای رسیدن به هدف باید انجام شوند. باید بدانید واقعا این ماموریت را برای چه کسی انجام می‌دهید – شاید آن شخص مدیر شما نباشد.
به مسئولان مستقیم‌تان کمی وقت اختصاص دهید و برنامه را با آنها مرور کنید. هدف نهایی را بازگو کنید – تعریف موفقیت در این ماموریت چیست؟ رضایت آنها را به ویژه در مورد ضرب‌الاجل جلب کنید.
بسیاری از مدیران مافوق از این‌که کارها واقعا چقدر طول می‌کشند بی‌خبر هستند. حتی یک برنامه‌ی تخمینی هم می‌تواند آنها را از زمان رسیدن به نتیجه با خبر سازد.
بر اساس تجربه‌ی من، معمولا آنها می‌خواهند تا فردا همه چیز انجام شود. در حقیقت، آنها می‌دانند این کار به سرعت انجام نمی‌شود، ولی دقیقا نمی‌دانند چه‌قدر طول می‌کشد. به آنها بگویید.
۳. برنامه‌ی خود را اجرا کنید.
هنگامی که شما و مشتری داخلی‌تان در مورد چارچوب‌های زمانی و فهرست وظایف به توافق رسیدید، این توافق را رسمی کنید تا شما و گروه‌تان بدانید دقیقا چه کاری را در چه وقت باید انجام دهید. سپس آن را اجرا کنید.
به خاطر داشته باشید، برقراری ارتباط مهم‌ترین مسئله در به سرانجام رساندن کار در اغلب سازمان‌ها است. هم‌زمان با مشتری داخلی یا مدیر مافوق‌تان، مدیر خود را نیز در جریان امور قرار دهید. اگر نمی‌دانید دقیقا چگونه با آنها در ارتباط باشید، این مسئله را بپرسید.
مدیران افراد پرمشغله‌ای هستند. شاید ایمیل بهترین راه ارتباطی باشد، و البته شاید هم نباشد. برای برخی افراد، یک پست صوتی در هر هفته تدبیر خوبی است. به برخی دیگر از افراد، فرستادن پیام در مورد پیشرفت‌های روزانه احساس خوبی القا می‌کند. این فرصتی است که در آن می‌توانید بیاموزید چگونه مدیران خود را مدیریت کنید.
همه می‌دانیم این بهترین برنامه‌ریزی بوده است، و چنین و چنان. هم‌چنان در ارتباط باشید و بر مشکلات کار کنید تا به هدف نهایی خود برسید. بعد از آن جشن بگیرید!
حتی اگر در جلسه‌ی نهایی کارهای بسیار پیش پا افتاده‌ای مانده باشد، نگذارید افراد بدون آن که در جریان همه‌ی امور قرار بگیرند، پشت میزهای‌شان برگردند. از مشتری داخلی خود بخواهید در کنارتان بماند و این موفقیت را با شما جشن بگیرد. بدون تلاش تمام اعضای یک گروه، فقط کارهای خیلی کوچک به سرانجام می‌رسند.
نظر آخر
وقتی یک ماموریت کاری بحرانی را با تکمیل یک برنامه به شکل آرام و موثر به انجام می‌رسانید، ثابت می‌شود در شرایط بحرانی می‌توان روی شما حساب کرد. وقتی ماموریت جدید به شما ابلاغ می‌شود، نفس عمیقی بکشید و اطلاعات مورد نیاز را برای آماده‌سازی یک برنامه و رسیدن به نتیجه جمع‌آوری کنید. و در آخر جشن فراموش نشود!
