بیشتر ما در مدیریت زمان و افزایش بهره وری عموما مشکل داریم. من خودم سابقا مشکل بزرگی داشتم، به هر فرصتی که برای‌ام پیش می‌آمد پاسخ مثبت می‌دادم. می‌دانم تنها کسی نیستم که چنین کاری می‌کند. بالاخره، بسیاری از کارآفرینان برای انجام موفقیت‌آمیز هر آن‌چه که احتمالا توانایی‌اش را دارند می‌کوشند. در دانشگاه، به ما می‌گفتند که کارِ “بیشتر” پذیرفتن، ظرفیت‌های ما را برای به‌دست آوردن یک شغل خوب و بیشتر پول درآوردن به بیشترین حد می‌رساند. همه‌ی ما برای آن بیشتر می‌کوشیم.
اما در یک نقطه، ما همه از حد خود فراتر می‌رویم و نهایتا از هم فرو می‌پاشیم. نتیجه؟ نیروی حرکت را از دست می‌دهیم و تلاش‌های‌مان مضمحل می‌شوند. من هم همین مشکل را داشتم تا وقتی که یک روش مدیریت وقت کشف کردم که واقعا جواب می‌داد. این روش به من کمک کرد به اموری که برای خودم معین کرده بودم برسم و همچنین برای منافع شخصی و خانوادگی وقت اختصاص بدهم.
من به سرعت متوجه شدم که سه گام مهم برای مدیریت بهتر زمان وجود دارد. آنها اقدامات یا گام‌های سریعی نیستند که بتوانید به راحتی و فهرست‌وار آنها را خط بزنید و پیش بروید. مانند هر راه‌حل حقیقی دیگری، آنها نیز نیازمند پشتکار و پی‌گیری بلند مدت هستند.
در ادامه ۳ راه مدیریت زمان و افزایش بهره وری را با هم مرور می کنیم.
۱. سبک کاری‌تان را تعریف کنید.
پائول گراهام، موسس Y Combinator، درباره‌ی برنامه‌ی “سازنده” در مقابل برنامه‌ی “مدیر” صحبت می‌کند. بسیاری از آدم‌ها معتقد هستند تمام کاری که برای بهره‌ور ماندن لازم است انجام بدهند بخش‌های برنامه‌ی زمانی برای کار کردن روی وظایف مقرر شده است. اما همه نمی‌توانند با استفاده از ابزار برنامه‌ریزی یکسانی به اهداف‌شان دست پیدا کنند.
گراهام پیشنهاد میدهد که دو نوع رهبر و کارآفرین وجود دارد. نوع اول بر روی برنامه‌ی “مدیر” کار می‌کند. این آدم‌ها وقتی روزشان را به بخش‌های یک ساعته طرح ریزی می‌کنند شکوفا می‌شوند. چرا این کار برای آنها جواب میدهد؟ چون، طبق نظر گراهام، سبک کاری آنها این است “… متضمن دفتر ملاقات مرسوم بودن، با تقسیم روز به فواصل یک ساعته.”
روزِ یک مدیر پر از قرار ملاقات‌ها، تماس‌های تلفنی، ماموریت‌ها و وظایف کوچک است. اما یک “سازنده” با چنین شیوه‌ی کاری، کار چندانی از پیش نخواهد برد. سازنده کسی است مثل یک نویسنده یا توسعه‌گر، که بخش‌های زمانی بزرگی برای انجام یک پروژه نیاز دارد. برای یک سازنده، یک قرار ملاقات در میانه‌ی روز مایه‌ی رنجش است. چنین قراری جریان کاری این شخص را قطع می‌کند و بسیار سریع تمرکز او را از بین می‌برد.
شما یک “مدیر” هستید یا یک “سازنده”؟
۲. قالب برنامه‌ی زمانی‌تان را درست کنید.
وقتی که به سبک کاری شخصی‌تان پی بردید، لازم است که یک برنامه‌ی زمانی برای خودتان آماده کنید. اگر یک مدیر هستید، برنامه‌ی زمانی روزانه‌تان اساسا قالب یکسانی را دنبال می‌کند:
- ۹ صبح. ایمیل‌ها را چک کنید.
- ۱۰ صبح. قرار ملاقات‌ها و تماس‌های تلفنی را زمان‌بندی کنید.
- ۱۱ صبح. در جلسه حاضر شوید.
- ۱۲ ظهر. ناهار بخورید.
- ۱ بعدازظهر. تماس بگیرید.
و غیره و ذالک. اما به عنوان یک سازنده، برنامه‌ی زمانی‌تان بر یک مبنای هفتگی یا گاهی حتی ماهانه اجرا می‌شود. شما برای انجام امور کوچک کار نمی‌کنید. شما برای تکمیل پروژه‌ها کار می‌کنید.
مربی رهبری، کندرا کینیسون، پیشنهاد میدهد که بخش‌ها را برای آن چه واقعا در زندگی‌تان الزامی است وارد کار کنید. این موارد شامل قرار ملاقات‌های مهم، ناهارها، ورزش، خواب، وقت در کنار خانواده—هر آن چه احتمالا نمی‌توان آن را ترک کرد– می‌شود.
او سپس توصیه می‌کند که با دیدی منتقدانه درباره‌ی آن بخش‌ها فکر کنیم و درمورد این که آیا گروه‌بندی کردن فعالیت‌های مشخص همه در یک روز برای‌تان سودی خواهد داشت تصمیم بگیرید. به عنوان نمونه، اگر شما یک کارآفرین ذاتا سازنده هستید، شاید بهترین کار آن باشد که تمام قرار ملاقات‌های‌تان را در یک روز انجام دهید. این کار باقی هفته‌ی شما را آزاد می‌کند تا روی مسئولیت‌های دیگر کار کنید.
در نهایت، اطمینان حاصل کنید زمانی را که صرف کار روی امور خود می‌کنید زیر نظر داشته باشید. اگر تمام کردن چیزی بیش از زمانی که به آن اختصاص داده‌اید طول می‌کشد، احتمالا نیاز باشد که دلیلش را جویا شوید. آیا موقع کار کردن حواس‌تان پرت شده است؟ یا آن کار از آن‌چه در آغاز فکر می‌کردید مشخصا به تلاش بیشتری نیاز داشته است؟
۳. برای رویدادهای اتفاقی آماده باشید.
صحبت از زمان‌بندی برای روز یا هفته از انجام آن آسان‌تر است. تقریبا اجتناب ناپذیر است که رویدادهای اتفاقی شما را به خارج شدن از مسیرتان تهدید کنند. چاره آن است که برای غیرمنتظره‌ها آماده باشید. “لحظات سازنده ی” برنامه‌ریزی خود من اغلب توسط همکارانی که پرسش‌های‌شان به پاسخ سریع نیاز دارد دچار اختلال می‌شود. من هر یک ساعت یک استراحت ۵ تا ۱۰ دقیقه‌ای برنامه‌ریزی می‌کنم. آدم‌ها می‌دانند که در طول آن زمان‌های استراحت می‌توانند به من نزدیک شوند، اما باقی اوقات من روی کارهای دیگری متمرکز خواهم بود.
زمان‌بندی ساعات اداری برای خودتان نیز گزینه‌ی دیگری است. یوجین وو، مدیرعامل Venngage Infographics، می‌گوید که می‌داند صبح و بعدازظهر بیشترین بهره‌وری را دارد. او ساعات اداری‌اش را از ۵ تا ۶ بعدازظهر زمان‌بندی می‌کند. فقط بعد از روز کاری است که آدم‌ها فرصت صحبت با او را در هر موردی دارند.
برای عوامل حواس پرتی نیز راهبرد یکسانی صدق می‌کند، مثل پاسخ دادن ایمیل‌ها یا پینگ‌ها. اگر در طول روز ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنید، جواب دادن تک تک آنها به محض دریافت واقعا می‌تواند مانعی برای میزان بهره‌وری شما باشد. زمان مشخصی را برای پاسخ دادن تمام ایمیل‌های‌تان در یک فرصت تعیین کنید. من توصیه می‌کنم یک ساعت را به محض ورود به اداره یا در پایان روز صرف این کار بکنید.
وقتی برای تعمق درباره‌ی این که چرا آن‌قدرها که دوست دارید دارای بهره‌وری نیستید، وقت صرف می‌کنید خودتان را در معرض کشف آن چه می‌تواند برای شما کارساز باشد و کارساز خواهد بود قرار می‌دهید. چه یک سازنده باشید چه یک مدیر، باید درمورد این که کدام عادت‌ها بهره‌وری‌تان را بهبود می‌بخشد و کدام عادت‌ها مانع آن می‌شود تفکر کنید. فقط در آن صورت واقعا قادر خواهید بود بهره‌وری‌تان را تقویت کنید و به فرصت‌های بیشتر پاسخ مثبت بدهید.
