آیا فکر می‌کنید کسب و کار شما به دستورالعملی درباره‌ی شبکه های اجتماعی نیاز ندارد؟ دوباره فکر کنید! حتی اگر کسب و کار شما از بازاریابی شبکه های اجتماعی استفاده نمی‌کند نیز به دستورالعملی در این مورد نیاز دارد. حقیقت این است که کارمندان شما در پلتفرم‌های مجازی مختلفی فعال هستند و ممکن است حتی بدون آن‌که خودشان بدانند نیز نماینده‌ی کسب و کار شما باشند. بنابراین، هر شرکتی که بیش از یک کارمند دارد باید دستورالعمل مدونی درباره شبکه‌های اجتماعی داشته باشد تا هم از کارمندان حمایت کند و هم از سازمان.
دستورالعمل استفاده از شبکه های اجتماعی از سه بخش اصلی تشکیل می‌شوند. این بخش‌ها عبارتند از: ۱) کارمندان در نقش نمایندگان شرکت، ۲) سایت‌هایی که شما از طریق کارمندان، مشتریان، و تعاملات اجتماعی میزبان آن‌ها هستید، و ۳) تعاملات غیرکاری کارمندان. در ادامه ۱۵ نکته آورده شده‌اند که در شناسایی موارد کمک کننده به کسب و کار را شناسایی کنید. به این ترتیب می‌توانید دستورالعمل شبکه‌های اجتماعی کسب و کارتان را تدوین کنید.
ممکن است کارمندان در نقش‌های حامی، پشتیبانی محصولات، یا متخصصین این صنعت نماینده‌ی کسب و کار شما باشند. کارمندان‌تان باید به عنوان نمایندگان شما در شبکه های اجتماعی مجازی چگونه رفتار کنند؟
۱. شفافیت
آیا کارمندان‌تان باید خودشان را به عنوان نمایندگان قانونی کسب و کار معرفی کنند؟ آیا باید از نام واقعی خودشان استفاده کنند؟ آیا باید عنوان شغلی‌شان را ذکر کنند؟ آیا باید قانون مشخصی در مورد استفاده از عکس یا آواتار وجود داشته باشد؟
۲. رازداری
کارمندان مجاز به افشای چه اطلاعاتی هستند؟ آیا این اطلاعات اکنون نیز علنی است؟ اگر علنی نیست، آیا مستلزم تأییدیه‌های خاص است؟ چه کسی مجوز انتشار اطلاعات غیرعلنی را صادر می‌کند؟ آیا این اطلاعات ارزش رقابتی دارند؟
۳. مسائل مالی
کارمندان چگونه باید نتایج شرکتی یا وضعیت مالی را اطلاع‌رسانی کنند؟ این مورد به‌ویژه برای شرکت‌های سهامی عام حائز اهمیت است، به این خاطر که آژانس‌های قانون‌گذار در آن سهیم هستند.
۴. حق انتشار
مالکیت معنوی (IP) چگونه مدیریت می‌شود؟ فرآیندهای درونی آن چگونه است؟ کارمندان می‌بایست پرسش‌های‌شان را از چه کسی بپرسند؟
۵. رقبا
از آن‌جایی‌که اتاق‌های گفتگوی شبکه‌های مجازی در معرض دید عموم قرار دارند، کارمندان چگونه باید با رقبا و نمایندگان‌شان برخورد کنند؟ آیا فرآيندهای مشخصی وجود دارند که می‌بایست از آن‌ها پیروی کرد؟
۶. توصیه
چه نوع اطلاعات و راهنمایی‌هایی وجود دارند که کارمندان می‌توانند در اختیار مشتریان و عموم مردم قرار دهند؟ با توجه به نوع سازمان، این مورد ممکن است نتایج مهمی در پی داشته باشد.
۷. خط قرمزها
مطرح کردن چه مواردی قابل قبول است؟ به یاد داشته باشید که شبکه‌های مجازی فی‌النفسه علنی هستند.
۸. طرز برخورد
چه پروتکل‌هایی را به عنوان رفتار قابل قبول در نظر می‌گیرید؟ کارمندان باید، فارغ از نقطه نظر افراد، با همه با احترام برخورد کنند. آیا کارمندان مجاز به ارسال مطالبی هستند که محبوبیت آن‌ها برای یک گروه از گروهی دیگر بیشتر است؟
۹. مالکیت
چه کسی مالک محتوای شبکه‌های اجتماعی است که توسط کارمندان در زمان کاری تولید شده است؟ اگر شرکت حق نشر محتوا را داشته باشد، این محتوا چگونه باید استفاده و حمایت شود؟
کارمندان چگونه باید با محتوای شبکه های اجتماعی که توسط مشتریان و عموم مردم در وب سایت‌های شرکت، از جمله بلاگ‌ها، بخش نظرات و دیدگاه‌ها و دیگر هستارهای مجازی، تولید شده است برخورد کنند؟
در اینجا هدف این است که برای کارمندان خط مشی مشخص شود تا بدانند با محتوای ایجاد شده توسط پرسنل غیر شرکتی چگونه برخورد کنند.
۱۰. مردم‌داری
آیا محتوای آماده شده از لحاظ رعایت ادب یا برخوردهای نامناسب با افراد بررسی شده است؟ تصاویر نامناسب و نشانه‌های رنگی موجود در محتوا نیز در این زمره قرار می‌گیرند.
۱۱. مرتبط بودن
آیا محتوا و دیدگاه‌ّهای مطرح شده در این باره مرتبط هستند و به مبحث اصلی مربوط هستند؟ آیا دیدگاه‌های ثبت شده بر ارزش جامعه می‌افزایند یا صرفا یاوه‌سرایی هستند؟
۱۲. تبعیض
آیا دیدگاه‌های ثبت شده نسبت به یک فرد یا گروهی از افراد متعصبانه برخورد کرده است؟
کارمندان در خارج از ساعت کاری باید چگونه در شبکه‌های اجتماعی فعالیت کنند پیشنهادات ذیل به نحوه‌ي مشغولیت کارمندان در شبکه‌ّای اجتماعی در خارج از وقت کاری اشاره دارند.
۱۳. به نیابت از شرکت
کارمندان در زمان استفاده‌های شخصی از شبکه‌های مجازی باید چگونه خودشان را معرفی کنند؟ آیا انتظار دارید کارمندان از کارفرما و عنوان شغلی‌شان صحبت کنند؟
۱۴. همکاران
آیا کارمندان مجاز هستند درباره رئیس و شرایط کاری‌شان در شبکه‌های مجازی صحبت کنند؟ کارمندان چگونه باید با کارمندان اسبق تعامل کنند؟ به یاد داشته باشید که دیدگاه‌ها برای همیشه در اینترنت باقی می‌مانند. چیزی را نگویید که نمی‌توانید رو در رو به زبان بیاورید.
۱۵. احترام
انتظار دارید کارمندان‌تان نگرانی‌های‌شان را در مورد دیگران چگونه در اتاق‌های گفتگو نشان دهند؟
در ادامه دو عامل دیگر مطرح شده‌اند که بر این دسته‌ها به کار بسته می‌شوند.
۱۶. شبکه‌های اجتماعی در ساعات کاری
آیا کارمندان مجاز هستند در ساعات کاری به پلتفرم‌های شبکه‌ّهای مجازی دسترسی داشته باشند؟ آیا بخشی از الزامات شغلی‌شان است؟ اگر نیست، آیا دستورالعملی در این مورد وجود دارد که باید از آن پیروی شود؟
۱۷. پیامدها
اگر افراد از این اصول تخطی کنند چه عواقبی در پی خواهد داشت؟ رعایت این اصول چه تأثیری بر کار افراد خواهد داشت؟ چه کسی مسئول اعمال این دستورالعمل است؟
با درنظر گرفتن این ۱۷ نکته، مجموعه قوانین شرکت‌تان را در زمینه شبکه‌های اجتماعی ایجاد کنید، قوانینی که برای کسب و کارتان مفید و نتیجه‌بخش باشند.
