به همه‌ی ما آدم‌ها ۲۴ ساعت ارزانی شده‌است که می‌توانیم از آن استفاده کنیم، خواه در استرالیا باشیم، خواه ساکن انگلستان یا ایران؛ فرقی هم نمی‌کند که شغل‌تان فنی باشد، کار دفتری داشته باشید یا در بخش خدمات مشغول به کار باشید. موفقیت ما منوط به این است که در آن ساعت‌ها قادر به انجام چه کاری هستیم. در حالی که هر کارآفرینی دوست دارد مانع غروب خورشید شود و چند ساعت به روز خود اضافه کند، استراتژی‌هایی وجود دارند که روی به حداکثر رساندن عادات کار و بهبود بهره وری تاثیر مثبت زیادی دارند.
در این نوشتار ۱۰ راهکار موثر برای بهبود بهره وری و کارآمدی شما آمده است:
۱. برای بهبود بهره وری به قانون پارکینسون توجه کنید
“اگر شما تا آخرین لحظه صبر کنید، تکمیل کارتان فقط یک دقیقه زمان می‌برد” – سیریل نورث‌کوت پارکینسون. ما همه قانون پارکینسون را در عمل تجربه کرده‌ایم، به این ترتیب که برای انجام یک پروژه یک ماه سعی و تلاش می‌کنیم اما در نهایت آن را به طور سحرآمیز در هفته‌ی پایانی به اتمام می‌رسانیم. یا خانه به مدت چندین هفته حسابی به هم ریخته‌است، اما همین که قرار است سر و کله‌ی اقوام شوهر پیدا شود، آن را در عرض چند ساعت سر و سامان می‌دهیم.
این قانون تاثیر شگرفی روی بهره‌وری دارد: تعیین مهلت زمانی کوتاه برای یک کار، یا جلو انداختن زمان یک جلسه‌ی کاری. نقطه‌ی بهینه را پیدا کنید تا با بیش‌ترین سرعت و حرارت ممکن کار کنید – بیش از اندازه شتاب داشتن در انجام کار، می‌تواند نسخه‌ای برای کار بی‌دقت باشد.
۲. تچان خود را پیدا کنید.
این حالت برای ورزشکاران “اوج تمرکز” نامیده می‌شود – زمانی که شما به حدی متمرکز هستید که هیچ عاملی نمی‌تواند حواس‌تان را پرت کند. این حالتی است که همه‌ی ما می‌توانیم تجربه کنیم: نویسندگان، موسیقی‌دانان، و کارآفرینان.
تحقیقات میهالی چیکسنتمیهایی روی حالت‌های تچان متمرکز است که عملکرد ما را به حالت بهینه می‌رسانند. در این‌جا این منطقه‌ی خاص را می‌بینید:
تچان به معنای پیدا کردن تعادل بین چالش و مهارت است. اگر کار بیش از حد دشوار و فراتر از مهارت‌های ما باشد، پس رو به اضطراب و ناامیدی می‌رویم – اگر هم کار به اندازه‌ی کافی چالش‌برانگیز نباشد به سمت خستگی و ملالت می‌رویم. تمام تلاش‌تان را به کار ببندید اما نه در حدی که با مشکل مواجه شوید. ما زمانی بیش‌ترین بهره‌وری را داریم که در اوج تمرکز خودمان باشیم.
۳. برای بهبود بهره وری تک وظیفه باشید.
چندین و چند مورد بسیار جالب علیه چند وظیفه‌ای بودن وجود دارد – حتی احتمال برخورد کردن آدم‌هایی که در هنگام راه رفتن با تلفن همراه صحبت می‌کنند با سایر عابرین پیاده بیش‌تر است.
اما این‌که به یک کارآفرین بگوییم چند کار را با هم بر عهده نگیرد، مثل این است که به خوک بگوییم خارج از گل بماند. حقیقت این است که هیچ کس چند وظیفه‌ای نیست – بهتر است اسم “تغییر وظایف” را روی این فرآیند بگذاریم چون ما تردستی نمی‌کنیم، فقط از یک کار سراغ کار دیگری می‌رویم. مشکل زمانی به وجود می‌آید که کارمان را با تعداد زیادی از پروژه‌های ناتمام به پایان برسانید، و هیچ کدام را به درستی انجام ندهید. نقل قول خوبی در مورد متمرکز بودن از الکساندر گراهام بل وجود دارد: ” تمام افکار خود را روی کاری که در دست دارید متمرکز کنید، اشعه‌‌ی خورشید سوختگی ایجاد نمی‌کند تا زمانی که آن را در یک نقطه متمرکز کنید.”
۴. برای بهبود بهره وری قانون دو دقیقه را رعایت کنید.
دیوید آلن در کتاب خود به نام “به انجام رسانیدن کارها” توضیح می‌دهد که کارآمدترین آدم‌ها روی کم‌ترین مجال و فرصتی که در طول روز به‌دست می‌آورند سرمایه‌گذاری می‌کنند. وقتی هر بار که مجالی به‌دست می‌آورید چندین و چند وظیفه‌ی دو دقیقه‌ای را به انجام برسانید، بهره‌وری‌تان افزایش می‌یابد؛ پاک کردن صندوق دریافت ایمیل‌ها (رایانامه)، چک کردن صندوق صوتی و تصویب یک درخواست، کارایی و بهره‌وری ما را افزایش می‌دهد و کارمان را برای انجام وظایف بزرگ‌تر راحت می‌کند.
یکی از علل اصلی به تعویق افتادن کارها، فکر کردن بیش از اندازه به مرحله‌ی بعدی است، آلن می‌گوید، انجام دادن خود کار کم‌تر از فکر کردن در مورد آن زمان می‌برد.
۵. کار کردن مطابق با ساعت زیستی بدن
سلول‌های عصبی در مغز ما ساعت زیستی بدن‌مان را کنترل می‌کنند. ساعت زیستی روی چرخه‌ی خواب و بیداری، ترشح هورمون‌ها، احساسات و سطوح انرژی تاثیر می‌گذارد. عملکرد ثابت خارج از ساعت زیستی (به عنوان مثال، خلبانان بین‌المللی) باعث بروز خستگی در فرد می‌شود.
بهره‌وری در “هماهنگ‌سازی کارهای خاص با ساعت زیستی بدن‌مان” نهفته است. دکتر استیو کی می‌گوید بهترین زمان برای انجام کارهای تحلیلی ساعات اولیه‌ی پس از بیداری است – بیدار شدن در هنگام صبح جریان خون را به مغز افزایش می‌دهد.
هوشیاری بعد از ناهار افت می‌کند، زیرا فرآیند گوارش بسیار انرژی‌بر است. بنا به گفته‌ی پروفسور ماریک ویث در این ساعات که فارغ از کار تحلیلی هستید، فرصت بسیار خوبی برای افکار نوآورانه و خلاقانه دارید.
ورزش کردن بهره‌وری را افزایش می‌دهد. دکتر جرارد کندی می‌گوید، رکوردهای المپیک در اواخر بعد از ظهر بیش‌تر از هر زمان دیگری شکسته شده‌است. قدرت عضلانی، گنجایش ریه، هماهنگی چشم و دست و اوج انعطاف‌پذیری مفاصل بین ساعات ۰۴:۰۰ و ۰۶:۰۰ رخ می‌دهد.
سه نقطه‌ی بهینه برای این‌که تلاش‌های‌تان را به حداکثر برسانید: صبح‌ها مخصوص کارهای تحلیلی است، خلاقیت بعد از ناهار افزایش می‌یابد، و اوج بهره‌وری فیزیکی هنگام بعد از ظهر رخ می‌دهد.
۶. برای بهبود بهره وری به مهندسی معکوس توجه کنید.
مهندسی معکوس را که بیش‌تر در ماشین‌آلات صنعتی و نرم افزارهای کامپیوتر به کار می‌رود، می‌توان در رشته‌ها، محصولات، و استراتژی‌های مختلف دیگر نیز به کار برد.
مهندسی معکوس به معنای تجزیه و تحلیل اجزاء و قطعاتی است که کل یک چیز را تشکیل می‌دهد. بهره‌وری نه تنها با دیدن چگونگی ارتباط قطعات به وجود می‌آید، بلکه قادر خواهیم بود روی جنبه‌های مختلف خارج از نظم کار کنیم. تیم فریس می‌گوید، تسلط سریع او بر رقص تانگو توسط شالوده‌شکنی این رقص، و یادگیری نقش زن به همراه مرد صورت گرفت.
متخصصین زبان‌شناسی نیز همین کار را می‌کنند، یک زبان را به اجزاء مختلف تجزیه می‌کنند و نسبت به رایج‌ترین ساختارهای دستوری نمای دید پرنده دارند.
۷. سه‌گانگی قدرت اراده
استاد دانشگاه استنفورد، کلی مک گونیگال، می‌گوید کلید رسیدن به اهداف، درک سه جزءِ قدرت اراده است: من می‌توانم، من نمی‌خواهم و من می‌خواهم که بتوانم.
• من نمی‌خواهم همان مقاومت در برابر وسوسه است – نه گفتن به رسانه‌های اجتماعی.
• من می‌توانم، انتخاب یک رفتار جایگزین است – ارسال یک ایمیل اجتماعی اما به منظور برقراری ارتباط (شبکه‌سازی).
• من می‌خواهم بتوانم، چرایی انجام کار و هدف نهایی را به یادتان می‌آورد – حرفه، کسب و کار و سودتان را گسترش بدهید.
نیروی اراده مانند یک ماهیچه است؛ هنگامی که ما نمی‌توانیم به اهداف‌مان برسیم، به این دلیل است که ما صرفا روی “نمی‌خواهم” تکیه داریم – و فقط می‌توانیم قبل از فروریختن چند بار”نه” بگوییم. با این حال، با حمایت شدن و با استفاده از هر سه جنبه‌ی اراده احتمال رسیدن به موفقیت سه برابر خواهد شد. مقاومت، جایگزین کردن و به یاد آوردن.
۸. قانون ۵۲ و ۱۷
فشار کارآفرینی باعث می‌شود که استراحت به فراموشی سپرده شود. کارمندان نه تنها بی‌خیال ناهار می‌شوند، بلکه برای زنگ تفریح‌های کوتاه هم احساس گناه می‌کنند، در حالی که استراحت‌های کوتاه مزایای زیادی برای مغزهای خسته‌ی آنها دارد.
پس نسبت بهینه‌ی کار/استراحت چیست؟ ابزارک ساعت رومیزی (DeskTime App) نرم‌افزاری است که به وسیله‌ی آن روی استفاده از کامپیوتر توسط کارکنان نظارت کرد – مشخص شد که ۱۰ درصد کارآمد کارکنان به مدت ۵۲ دقیقه سخت کار می‌کردند، و سپس به مدت ۱۷ دقیقه استراحت می‌کردند. در واقع بنا بر ریتم طبیعی مغز‌مان ما می‌توانیم نهایتا به مدت ۹۰ دقیقه تمرکز داشته باشیم، سپس حدود ۲۰ دقیقه استراحت نیاز داریم. وقفه‌های استراتژیک در کار تاثیر زیادی روی بهره‌وری افراد دارد.
۹. برای بهبود بهره وری ژست قدرت رافراموش نکنید.
شاید مضحک به نظر برسد این‌که فقط با تغییر ژست‌تان بتوانید روی بهره‌وری‌تان تاثیر بگذارید- اما این موضوع حقیقت دارد. صحبت‌های پروفسور امی کادی در همایش تدِ واکنش‌های روان‌تنی و عصبی ناشی از حالت بدن‌مان را به طور برجسته‌ای بیان می‌کند. گرفتن یک ژست حاکی از قدرت باعث افزایش تستوسترون (اعتماد به نفس، ابراز وجود، انرژی) و کاهش کورتیزول (استرس، اضطراب، عصبانیت) می‌شود. فردی که در اثر بالا بودن تستوسترون سرحال شده و اعتماد به نفس بسیار زیادی دارد بسیار کارآمدتر از فردی است که در اثر ازدیاد کورتیزول پر از استرس شده و توانایی انجام هیچ کاری را ندارد.
مغز ما برای واکنش به فیزیولوژی‌های خاصی سیم‌کشی شده‌است – حتی یک لبخند اجباری هم باعث آزاد شدن اندورفین می‌شود. بیرون آمدن از یک رکود (یا بحران) ساختگی درست به اندازه‌ی بیرون آمدن از یک رکود فیزیکی ساده است.
۱۰. پیشرفت در مسیر صحیح
هشداری به جا از اریک ریس: ” اگر محصول نادرست را به خوبی و به‌طور موثر تولید کنیم، درست مانند این است که در حال هدایت ماشین به سمت پرتگاه باشیم و بعد درباره‌ی مصرف بهینه‌ی بنزین‌مان بر حسب مسافت طی شده لاف بزنیم!
در راستای اندازه‌های بازده/ریسکِ نسبت شارپ در تأمین مالی، و “محصول حداقلی قابل حیات” در دنیای فناوری، این استراتژی درباره‌ی محاسبه‌گر بودن و هوشیار بودن نسبت به همه‌ی تلاش‌های‌مان است- با داشتن هدف و فرآیندی انعطاف‌پذیر به جای هدف و فرآیندی ثابت و پایدار. این فرآیند می‌بایست کارآمد باشد و آماده‌ی چرخش و تغییر باشد، نه این‌که صرفا تخته گاز به پیش بتازد.
مثالی در این زمینه: راه‌اندازی زاپوس توسط نیک سوئینمام. او ایده‌اش را بدون خرج کردن پول اعتبار بخشید، به این ترتیب که به مغازه‌های کفش‌فروشی رفت و از کفش‌ها عکس گرفت و آنها را به صورت برخط (آنلاین) منتشر کرد. سپس وقتی مشتری برای آن کفش‌ها پیدا شد، رفت و آنها را خرید. نیازی نبود که محور این تعامل باشد، او فقط نقش واسطه را ایفا کرد.
