چرا جلسات بدترین تشریفات کسب و کار هستند
در این نوشتار به این پرسش پاسخ داده می شود که چرا جلسات بدترین تشریفات کسب و کار هستند ؟
تقریباً تمام شرکت‌ها در حال‌حاضر به جلسات به عنوان اجزای اساسی کسب و کار های خود تکیه دارند. جلسات سطوح بالا به این دلیل برگزار می‌شوند تا دستورالعمل‌هایی را برای شرکت تدوین کنند. جلسات سطوح پایین برای تفویض کار و تبادل و توزیع اطلاعات برگزار می‌شوند. سایر جلسات، در پی پر کردن شکاف بین این دو نوع جلسات هستند.
مهم نیست کجا یا برای چه کسی کار می‌کنید، اما جلسات بخش مهمی از کار به حساب می‌آیند. تنها یک مشکل وجود دارد: جلسات بدترین تشریفات کسب و کار هستند .
این بدان معنی نیست که بیان شود تمام جلسات برگزار شده، اتلاف وقت هستند. احتمالاً می‌توانید جلساتی را به خاطر بیاورید که در آن شرکت کرده‌اید و نتیجه‌ی مثبت و مولدی داشته است. اما بیشتر جلسات، ناشی از تشریفات مشکل‌ساز و غیرضروری هستند که سود شرکت را کاهش می‌دهند، آیا این گزاره را باور نمی‌کنید؟ در ذیل دلایل این مورد که جلسات بدترین تشریفات کسب و کار هستند عنوان می‌شود.
جلسات شما را منحرف می‌کنند
فرض کنید برنامه‌ای تدوین کرده‌اید تا برای ساعت ۱۰ صبح جلسه‌ای برگزار کنید و یکی از کارکنان تابع شما، در حال بررسی یک مسئله‌ی پیچیده در ساعت ۹ و ۴۵ دقیقه است. به جای این‌که تفکر خود را کاملاً بر مسئله‌ی مطرح شده و حل آن متمرکز کند، وادار خواهد شد تا رشته‌ی افکار خود حول مسئله را پاره کند و در جلسه‌ی نامرتبط شرکت کند.
بعضی از کارکنان ممکن است این امر را درک کنند و به راحتی تصمیم بگیرند قبل از برگزاری جلسات، هیچ کاری انجام ندهند، چراکه می‌دانند در صورت شروع کار، باید بابت جلسه‌ی مذکور، کار را نیمه‌کاره رها کنند. این امر آسیب‌های شدید به بهره‌وری بالقوه‌ی کارکنان وارد می‌کند.
جلسات از موضوع فاصله می‌گیرند
مهم نیست که تعداد اعضای شرکت‌کننده در جلسه چند نفر است یا چه‌قدر ماهرانه دستور جلسه مرتب شده است، در هر حالت جلسات به‌تدریج از دستور جلسه فاصله می‌گیرند. و وقتی این اتفاق می‌افتد، کل کارکرد جلسه از بین می‌رود. جلسه‌ی ایده‌آل، جلسه‌ای است که در طول کل زمان جلسه، حول موضوع اصلی باقی بماند. متاسفانه جلسات ایده‌آل وجود ندارند.
در جلسات افراد نامرتبط حضور دارند
این مورد، یکی از بدترین کیفیت‌های جلسات است و تقریباً اجتناب‌ناپذیر است. این جلسات، با توجه بسیار کمی به زمان افرادی که باید در آنها شرکت کنند تنظیم می‌شوند. فردی که جلسات را برنامه‌ریزی می‌کند، که معمولاً رییس است، حتی در صورتی که احتمال اندکی وجود داشته باشد دستور جلسه با یکی از افراد مرتبط باشد، یا فردی بتواند اندکی به جلسه کمک کند، وی را وارد جلسه می‌کند.
این امر، تعداد افراد شرکت‌کننده را متورم می‌کند که گاهی به عنوان نکته‌ی خوب تفسیر می‌شود، به این معنی که مغزهای بیشتر به فرصت‌های بیشتر برای حل مسئله‌ی موجود می‌انجامد، اما این امر در عمل آسیب‌رسان است. نه تنها کارکنان بیشتری را از کار خود دور می‌کند، بلکه تمرکز افراد مرتبط حاضر در جلسه را از بین می‌برد و فرصت بیشتری برای انحراف از دستور جلسه ایجاد می‌کند.
جلسات زمان صرف شده را چند برابر می‌کنند
وقتی یک کنفرانس یک ساعته را ترتیب می‌دهید، خیلی مهم به نظر نمی‌رسد. صرفاً یک ساعت است و اگر کاملاً مولد نباشد، تنها یک ساعت از دست رفته است.
متاسفانه این ذهنیت نمی‌تواند کل تصویر را بازتاب دهد. جلسات وقت تمام افراد شرکت‌کننده را می‌گیرند. فرض کنید هفت شرکت‌کننده در جلسه‌ای یک ساعته حاضر هستند. با یک حساب سرانگشتی، شرکت هفت ساعت کاری را از دست داده است. فرض کنید این جلسه هفتگی باشد، آنگاه باید این عدد را در ۵۲ ضرب کنید.
در این حالت، سالانه ۳۶۰ ساعت کاری را بابت همین جلسه‌ی یک ساعته اتلاف کرده‌اید.
جلسات کار به حساب نمی‌آیند
این ویژگی منفی جلسات، مهم‌تر از سایر ویژگی‌ها است و وقتی اهمیت اساسی جلسات را برای بهره‌وری شرکت در نظر بگیرید، از سایر موارد اهمیت بیشتری می‌یابد.
در حالی که بسیاری از افراد جلسات را ساعت کاری در نظر می‌گیرند، در عمل جلسات ساعت کاری به حساب نمی‌آیند. صرفاً به این دلیل که جلسات در دفتر کار و با حضور افراد انجام می‌شود، به این معنی نیست که در عمل کاری انجام شده است. بیشتر جلسات صرف صحبت درباره‌ی کار می‌شود و اگر درباره‌ی کار صحبت نکنید، در واقع روی هیچ چیزی کار نکرده‌اید. صحبت کردن درباره‌ی حل یک مسئله، آن مسئله را حل نمی‌کند. بعضی موارد، ممکن است به تبیین مشکل کمک کند، اما در بسیاری از موارد، صرفاً آن را پیچیده‌تر می‌کند یا هیچ اثری ندارد و بعد از پایان جلسه، افراد را در خانه‌ی اول قرار می‌دهد.
هزینه‌ی زمان جلسات
طبق اظهارات اخیر سخنرانان تی‌ای دی، دیوید گریدی و جیسون فراید، بیش از ۳ میلیارد جلسه در هر سال برگزار می‌شوند و مدیران اجرایی ۴۰ تا ۵۰ درصد از کل ساعات کاری خود را در جلسات صرف می‌کنند. تقریباً ۳۴ درصد از جلسات، صرفاً اتلاف وقت هستند و این بدان معنی است که مدیران، ۲۳ ساعت کاری هر هفته‌ی خود را در جلسات صرف می‌کنند، تقریباً ۸ ساعت آن را هدر می‌دهند که تقریباً برابر یک روز کاری کامل در هر هفته است. زیان وارده به بهره‌وری، به اندازه‌ی تقریباً براوردی ۳۷ میلیارد دلار امریکا در کشور امریکا است.
این‌که به جلسات از منظر بهره‌وری، سودآوری یا اثرات وارده بر اخلاق کارکنان نگاه کنید، مشخص می‌شود که جلسات سیستم ناکارای اطلاع‌رسانی و همکاری هستند. اگر تمایل دارید تا بر این مانع شرکتی غلبه کنید، راه‌حل ساده است: از شر جلسات خلاص شوید. برای یک هفته این کار را امتحان کنید و خواهید دید در واقع چقدر کار انجام داده‌اید. همیشه می‌توانید به روال قبلی انجام کارها برشد.
اگر نمی‌توانید فکر از بین بردن جلسات را در سر خود جای دهید، تلاش کنید تا بر سیستم برگزاری جلسات شرکت مسلط شوید. برای مدت زمان کم‌تری، با افراد کم‌تر و با تمرکز بیشتر بر حصول نتیجه، جلسه برگزار کنید.
از نتایج این اقدامات خود شگفت‌زده خواهید شد. و می‌توانید جلسات بدترین تشریفات کسب و کار را به یک فرصت خوب تبدیل کنید.
